La gestione efficace delle informazioni relative alle modalità di svolgimento delle attività, mediante la formalizzazione scritta di dette modalità, rappresenta uno strumento di governo clinico e di gestione del rischio, in quanto la gestione del sistema documentale attraverso un processo rigoroso di redazione condivisa, che tenga conto delle migliori evidenze scientifiche, di modelli di buona pratica clinica ed organizzativa, approvazione da parte di chi ha l’autorità, diffusione tra gli operatori,monitoraggio dei risultati, rappresenta uno strumento idoneo alla prevenzione degli errori dovuti a difetti di pianificazione e/o alla interpretazione soggettiva nella esecuzione delle attività per l’assenza di informazioni formalizzate, condivise ed autorizzate. La costruzione del sistema documentale comporta il passaggio da organizzazione “informale ” a organizzazione “ formale ”, che è finalizzato alla identificazione delle modalità sicure ed appropriate di esecuzione di una attività con l’obiettivo di renderle il più possibile oggettivo, sistematico e verificabile lo svolgimento di un processo; garantire la stabilità del risultato delle attività medesime; fornire una piattaforma per il miglioramento continuo; rendere comprensibili e chiari i compiti, gli ambiti di competenza e le responsabilità degli operatori coinvolti in un processo; definire le modalità corrette di esecuzione di una attività e di utilizzo delle risorse disponibili, gli obiettivi ed i risultati attesi.

Le istruzioni scritte quindi assicurano che lo svolgimento di processi ed attività non sia affidato alla interpretazione soggettiva bensì sia il risultato di un percorso ragionato, talora condiviso e comunque autorizzato. Tale approccio “formale” permette inoltre la standardizzazione dei processi e delle attività, garantisce la costanza dei risultati, rende possibile la valutazione della efficacia e della efficienza dei processi nonché la individuazione di criticità e di scostamenti dalla “buona pratica” individuata dalla procedura/istruzione. Tale approccio fornisce anche gli strumenti con i quali realizzare i principi del “ciclo del miglioramento continuo della qualità” e del gestione del rischio clinico attraverso la pianificazione di una attività, l’esecuzione, il controllo e le azioni correttive.